Dodicesima uscita nelle serie di blog LEI Lightbulb - Il valore dei codici LEI nei pagamenti transfrontalieri: miglioramento della riconciliazione delle fatture aziendali
In questo blog, Clare Rowley, Head of Business Operations della GLEIF, spiega come il settore dei pagamenti sfrutti i codici LEI per i pagamenti transfrontalieri, analizzando il mondo della riconciliazione delle fatture elettroniche ed evidenziando un progetto pilota che dimostra come i codici LEI possono rafforzare l'interoperabilità e la fiducia nella controparte tra i partner commerciali del Giappone e dell'Unione europea.
Autore: Clare Rowley
Data: 2023-08-09
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La necessità di armonizzare i servizi fiduciari transfrontalieri continua a crescere con l'aumento del volume degli scambi commerciali e degli affari che avvengono attraverso le piattaforme digitali in tutto il mondo. In questo sforzo, il codice LEI può svolgere un ruolo determinante fondamentale.
Il Consiglio per la stabilità finanziaria (FSB, Financial Stability Board) ha già approvato i codici LEI per sostenere gli obiettivi della sua roadmap approvata dal G20 per migliorare i pagamenti transfrontalieri. Per dimostrare il valore del codice LEI quando viene trasmesso nei flussi di pagamento transfrontalieri, la GLEIF ha collaborato con le principali parti interessate del settore dei pagamenti per studiare una serie di casi d'uso principali, tra cui la riconciliazione delle fatture aziendali, la consapevolezza e l'onboarding dei clienti, la convalida dei titolari da conto a conto e l'efficacia dell'analisi di sanzioni e liste di controllo.
Si stima che nel 2019 siano state inviate in tutto il mondo 550 miliardi di fatture, una cifra che si prevede quadruplicherà entro il 2035. Questi numeri così alti evidenziano come anche un piccolo miglioramento dell'efficienza del modello operativo classico della fatturazione elettronica possa avere un enorme impatto positivo sull'efficienza dell'economia digitale a livello mondiale. Il sistema incontra grandi difficoltà durante l'invio e la ricezione di fatture elettroniche oltre i confini e le giurisdizioni legali. Se nel modello possono essere incorporati più dati già verificati, il compito di mantenere la fiducia tra i partner commerciali sarebbe più facile, più veloce ed economico, eliminando così gli attriti dai flussi di pagamento che guidano la crescita economica globale.
Che cos'è la riconciliazione delle fatture e perché è importante?
La riconciliazione delle fatture è il processo di associazione tra le fatture ricevute dai fornitori e i record nei sistemi contabili aziendali. Questo processo garantisce che tutte le fatture siano state ricevute ed elaborate, con l'obiettivo generale di dimostrare che non vi siano discrepanze tra l'importo fatturato e l'importo effettivamente pagato.
Ci sono diversi motivi per cui la riconciliazione delle fatture è uno strumento importante per le aziende. In primo luogo, il processo consente di evitare pagamenti eccessivi o insufficienti per beni o servizi. Garantendo che gli importi delle fatture corrispondano a quelli degli ordini di acquisto, le aziende non dovrebbero pagare più di quanto concordato. Un processo di riconciliazione delle fatture affidabile può anche garantire che le aziende vengano a conoscenza delle discrepanze in anticipo, in modo che possano essere rettificate prima che causino problemi maggiori. In generale, la riconciliazione delle fatture significa che la contabilità e i rendiconti finanziari sono sempre accurati. L'automazione del processo offre ulteriori vantaggi, perché le aziende possono risparmiare tempo e risorse spesi per i controlli manuali e investirli in altre attività.
Tuttavia, per godere di tutti questi vantaggi e affinché la riconciliazione ottimizzata diventi una realtà, soprattutto nel contesto dei pagamenti transfrontalieri, i dati condivisi tra le organizzazioni devono essere standardizzati. Se questi dati sono presentati in formati diversi, non solo la loro automazione è impossibile, ma è anche estremamente difficile per ciascuna parte verificare correttamente l'identità dell'altra.
Il codice LEI, in quanto identificatore riconosciuto a livello mondiale, consente l'identificazione chiara e univoca delle persone giuridiche coinvolte nelle transazioni, compresi gli scambi digitali e finanziari, collegandosi alle informazioni di riferimento chiave che sono pubblicamente disponibili sul sito web della GLEIF tramite l'Indice globale dei codici LEI. Questo è l'unica risorsa online globale che fornisce dati di riferimento delle persone giuridiche aperti, standardizzati e di alta qualità. Ogni codice LEI contiene informazioni sulla struttura proprietaria della persona giuridica, rispondendo così alle domande ‘chi è chi’ e ‘chi detiene chi’.
In che modo il codice LEI può migliorare la riconciliazione delle fatture elettroniche?
Il codice LEI sta già aiutando a risolvere il problema della verifica della controparte nei pagamenti transfrontalieri per la fatturazione elettronica attraverso una prova di fattibilità, condotta con diversi partner giapponesi, che integra il codice LEI negli eSeal utilizzati per verificare l'autenticità dei fatture elettroniche scambiate tra organizzazioni giapponesi e quelle dell'Unione europea.
L'uso di eSeal, una firma elettronica associata a una persona giuridica, è un mezzo molto comune per confermare l'autenticità di un documento digitale, ad esempio una fattura elettronica, condiviso tra entità commerciali. Tuttavia, al di fuori dell'Unione Europea (dove gli stati membri devono rispettare la regolamentazione eIDAS della regione), non esiste uniformità internazionale nel formato o nei requisiti di eSeal. Di conseguenza, non esiste un modo reciprocamente riconosciuto attraverso il quale il destinatario di un documento timbrato possa verificare l'autenticità dell'identità del mittente oltre i confini nazionali. Questa mancanza di standardizzazione significa che l'eSeal non può attualmente essere utilizzato per verificare documenti o società a livello internazionale, determinando una mancanza di fiducia nella riconciliazione delle fatture elettroniche transfrontaliere e, di conseguenza, aumentando la necessità dell'elaborazione manuale.
Il valore del codice LEI
Il progetto pilota ha dimostrato come l'integrazione del codice LEI del mittente all'interno dell'eSeal utilizzato per timbrare digitalmente la fattura elettronica possa offrire vantaggi significativi a livello internazionale sia in termini di interoperabilità che di fiducia nella controparte. L'iniziativa è stata intrapresa per sostenere un programma di un consorzio giapponese che mira a sviluppare servizi fiduciari a livello di entità, reciprocamente riconoscibili dalle organizzazioni giapponesi ed europee.
La prova di fattibilità consente di confermare contemporaneamente l'autenticità sia del documento di fatturazione elettronica (tramite eSeal) sia dell'organizzazione emittente (tramite il proprio LEI, incorporato nella credenziale eSeal), insieme all'ora esatta in cui il documento è stato timbrato. Dimostra anche come il processo può essere svolto reciprocamente, con la fattura timbrata digitalmente emessa da un'organizzazione giapponese a un'organizzazione europea e viceversa. L'autenticità di eSeal con il codice LEI incorporato è stata verificata tramite il riconoscimento da parte di entrambi i territori nell'ambito del quadro di fiducia della prova di fattibilità.
Attraverso questa prova di fattibilità, la GLEIF ha dimostrato come il codice LEI possa rapidamente stabilire un ulteriore livello di fiducia e facilitare l'interoperabilità internazionale dei servizi fiduciari. La natura del codice LEI, come metodo di identificazione delle entità accettate e affidabili a livello mondiali, supporta anche la realizzazione del Data Free Flow with Trust (DFFT), un principio guida approvato dal G20 per la cooperazione internazionale nei flussi di dati. In questo caso, il codice LEI può essere considerato uno dei tanti strumenti tecnologici alla base del DFFT per aiutare le aziende globali a mitigare il rischio e il costo del trasferimento dei dati oltre confine, rispettando anche i diversi requisiti delle normative commerciali regionali e nazionali.
Il futuro del codice LEI nei flussi di pagamento transfrontalieri
Oltre ai vantaggi che il codice LEI può offrire nel processo di riconciliazione delle fatture elettroniche, è importante notare che questo è solo un esempio in cui il codice LEI viene utilizzato per migliorare i flussi di pagamento transfrontalieri. Il suo valore nel facilitare i pagamenti è in generale molto più ampio. Nell'ambito della sua roadmap per migliorare i pagamenti transfrontalieri e in collaborazione con altri organismi di definizione degli standard del settore, il Consiglio per la stabilità finanziaria sta attualmente lavorando per promuovere la standardizzazione della norma ISO 20022 per la messaggistica dei pagamenti. Ciò include la definizione e l'armonizzazione dei campi di dati, compresi gli identificatori, che vengono trasmessi lungo la catena di pagamento.
Se il codice LEI viene integrato nella norma ISO 20022 per la messaggistica, il valore dimostrato dalla sua incorporazione nella prova di fattibilità degli eSeal per la riconciliazione delle fatture elettroniche aumenterà notevolmente in molti altri casi d'uso dei pagamenti transfrontalieri. La logica alla base dell'incorporazione del codice LEI, sia nelle fatture elettroniche che nei messaggi dei pagamenti, è semplice: quando viene aggiunto come attributo di dati, qualsiasi persona giuridica ordinante o beneficiaria può essere identificata in modo preciso, istantaneo e automatico oltre confine, facilitando sia la fiducia che l'automazione.
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Clare Rowley è Head of Business Operations presso la Global Legal Entity Identifier Foundation (GLEIF). Prima di approdare alla GLEIF, ha lavorato presso la Federal Deposit Insurance Corporation statunitense dove ha diretto progetti tecnologici volti a migliorare i programmi di risoluzione delle crisi bancarie e ha contribuito alla ricerca sui mutui subprime. Clare Rowley ha la qualifica CFA® e ha conseguito un Master of Science in Analisi predittiva presso la Northwestern University.
