Calidad de los Datos y Gestión de Riesgos: La Importancia de la Renovación Puntual de los Identificadores de Personas Jurídicas

La revalidación de los datos de referencia del Identificador de Personas Jurídicas (IPJ) es fundamental para garantizar la precisión del grupo de datos del IPJ global y la confianza en el Sistema Global del IPJ

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La Global Legal Entity Identifier Foundation (GLEIF) publica el Archivo Concatenado de la GLEIF diariamente. Este archivo incluye el contenido de los archivos individuales, publicados por las organizaciones emisoras del IPJ, el cual enumera todos los IPJ emitidos a las personas jurídicas y los datos de referencia del IPJ relativos. Los datos ofrecen información sobre una persona jurídica, identificables con el IPJ. El Archivo Concatenado de la GLEIF se puede descargar de forma gratuita de la página web de la GLEIF.

Una característica clave que distingue al IPJ de otros identificadores es la obligación que tienen las personas jurídicas que han obtenido un IPJ de renovarlo regularmente. La renovación implica que los datos de referencia del IPJ relativos a la persona que lo inscribe deben ser revalidados y contrastados por un tercero. Por lo tanto, la renovación es fundamental para garantizar la alta calidad de los datos con respecto a la población global del IPJ y, por consiguiente, la confianza en el Sistema Global del IPJ.

El cumplimiento de los objetivos definidos por el Comité de Estabilidad Financiera y el Grupo de los Veinte con el lanzamiento de la iniciativa del IPJ depende de la disponibilidad de los datos precisos y actualizados del IPJ. La aplicación del IPJ incrementa la capacidad de las autoridades de cualquier jurisdicción para evaluar los riesgos, llevar a cabo una vigilancia del mercado y tomar las medidas correctoras necesarias. El uso de un IPJ genera además beneficios tangibles a las empresas como la reducción de los riesgos de las contrapartes y el incremento de la eficiencia operativa.

Este blog describe las obligaciones con respecto a la renovación que deben cumplir las organizaciones emisoras del IPJ y las personas jurídicas que han obtenido un IPJ, tal como determina el Comité de Supervisión Normativa (CSN). El CSN IPJ es un grupo de más de 60 autoridades públicas de más de 40 países que se constituyó en enero de 2013 a fin de coordenar y supervisar el Sistema Global de la identificación de personas jurídicas, el Sistema Global del IPJ.

El CSN IPJ ha especificado que la organización emisora del IPJ debe revalidar los datos de referencia relativos a un IPJ emitido anteriormente en su administración «de forma regular y en el plazo de un año a contar desde la comprobación de validación anterior». Esta comprobación de revalidación «debe incluir la comprobación con la persona de que la información relevante es precisa».

Las fuentes a las que se hace referencia en este blog se incluyen en los «enlaces relacionados» a continuación.

Resumen: el proceso de obtención de un IPJ

El IPJ es un código alfa-numérico de 20 dígitos basado en la norma ISO 17442 creado por la Organización Internacional de Normalización. Vincula información de referencia clave que permite una identificación clara y exclusiva de las personas jurídicas que participan en operaciones financieras o los mercados financieros globales.

Los IPJ son emitidos por organizaciones autorizadas denominadas Unidades Operativas Locales. (El listado de organizaciones actualmente autorizadas a emitir IPJ se incluye en los «enlaces relacionados» a continuación. Las Unidades Operativas Locales (UOL), ofrecen servicios de inscripción, renovación y otros y son el primer punto de contacto para las personas jurídicas que quieren obtener un IPJ. Una persona jurídica no está obligada a utilizar un emisor de IPJ de su propio país; en su lugar puede usar los servicios de inscripción de cualquier Unidad Operativa Local que esté capacitada para validar inscripciones de IPJ en la jurisdicción de la persona jurídica.

Resumen: la información facilitada con los datos de referencia del IPJ

El proceso de mantener la calidad de los datos del IPJ comienza con la persona que se quiere inscribir. Mediante la auto inscripción, la persona que se inscribe debe facilitar datos de referencia del IPJ precisos. La organización emisora de IPJ debe verificar después los datos de referencia del IPJ con la fuente fidedigna local, un Registro Mercantil nacional, por ejemplo, y emitir un IPJ que cumpla con la normativa del IPJ.

Después de que la persona jurídica haya obtenido un IPJ, este será publicado con los datos de referencia del IPJ relativos por parte de la Unidad Operativa Local que haya emitido el IPJ. Como se ha indicado anteriormente, esta información también está disponible diariamente en el Archivo Concatenado de la GLEIF. Esto significa que se puede acceder todos los datos sobre la totalidad de la población del IPJ de forma pública para que cualquier parte interesada pueda utilizarse sin limitación en todo momento.

La norma ISO 17442 define un conjunto de atributos o datos de referencia del IPJ que son los elementos más esenciales de la identificación. Especifica los datos de referencia mínimos, que debe facilitar cada IPJ:

• El nombre oficial de la persona jurídica, tal y como consta en los registros oficiales.
• El domicilio social de dicha persona jurídica.
• El país en el que se creó.
• Los códigos para la representación de los nombres de países y sus subdivisiones.
• La fecha de la primera asignación del IPJ; la fecha de la última actualización de la información del IPJ; y la fecha de caducidad, si estuviera disponible.

Se puede registrar información complementaria según lo que acuerden la persona jurídica y la organización que emite su IPJ.

El «Formato de Archivo de Datos Comunes» define la forma en la que las organizaciones emisoras de IPJ elaboran informes sobre los IPJ y los datos de referencia del IPJ. Fue creado por el Comité de Supervisión Normativa del IPJ y es obligatorio para las organizaciones emisoras de IPJ. Las organizaciones emisoras del IPJ adoptaron el «Formato de Archivo de Datos Comunes» en agosto de 2014. Los datos disponibles en el Archivo Concatenado de la GLEIF se basan en este formato.

Resumen: la obligación de renovar regularmente el IPJ o qué es un IPJ «caducado»

El proceso de renovación del IPJ contribuye a mantener un alto nivel en la calidad de los datos ya que exige la revalidación de los datos de referencia del IPJ registrados para una persona jurídica y su contraste con terceros por parte del emisor del IPJ.

Según el Formato de Archivos de Datos Comunes, el apartado de inscripción del registro de datos del IPJ incluye el elemento de datos «Próxima Fecha de Renovación», que indica la fecha en la que la inscripción del IPJ debería ser renovada y recertificada por la persona jurídica. La fecha de renovación, así como la cuota que la persona jurídica le abona al emisor del IPJ por llevar a cabo la revalidación de los datos de referencia del IPJ, se acuerda entre la persona jurídica y el emisor del IPJ. Tal y como indicábamos anteriormente, el Comité de Supervisión Normativa del IPJ obliga a que las renovaciones se realicen en el plazo de un año a contar después de la anterior comprobación de los datos.

Proceso de Renovación Anual

El registro de datos del IPJ indica además la situación de cualquier IPJ. Si una persona jurídica no renueva ni recertifica su inscripción del IPJ en la fecha indicada en sus datos de referencia del IPJ y, por consiguiente, no lleva a cabo la renovación dentro del periodo de gracia establecido por su emisor del IPJ, el estado de inscripción de ese IPJ se fijará en «caducado».

No obstante, cabe destacar que un IPJ caducado sigue siendo válido. El estado de «caducado» en el campo de datos relevante de los datos de referencia del IPJ de una organización únicamente indica que lleva retraso con respecto a la renovación, es decir, revalidación de la información y confrontación de la misma con terceros.

Por lo tanto, el estado «caducado» tampoco indica necesariamente que la información registrada de la persona jurídica esté desactualizada. De hecho, algunas personas jurídicas podrían, erróneamente, asumir que se les permite saltarse una fecha de renovación a la que se han comprometido, porque su información no ha cambiado desde la última vez que se comprobó. No obstante, es importante recordar a las personas inscritas que, según las directrices indicadas, no hay excepciones con respecto a la obligación de renovar el IPJ en la fecha fijada.

Cómo aumentar aún más la tasa de renovación puntual del IPJ

En septiembre de 2015, es decir la fecha de publicación de este blog, se habían emitido 395.466 IPJs en todo el mundo, de los cuales 86.150 son IPJ caducados. En otras palabras, en estos momentos aproximadamente un 21 por ciento de la población del IPJ lleva retraso con respecto a la renovación de sus datos de referencia del IPJ.

Cabe destacar que en 2014, la inteligencia empresarial indicó que había una tasa del 40 por ciento de IPJ caducados. Gracias a los continuos esfuerzos por parte de los reguladores, en muchas jurisdicciones y emisores de IPJ asociados a la GLEIF en todos los mercados, la tasa de IPJ caducados se redujo en un 50 por ciento en 2015. Se ha realizado un avance importante en términos de educar a las personas jurídicas para que realicen la renovación obligatoria de forma puntual.

Dicho esto, proseguiremos nuestros esfuerzos conjuntos para aumentar aún más la tasa de renovación puntual del IPJ.

En la Unión Europea, por ejemplo, la Autoridad Europea de Valores y Mercados ha especificado los casos en los que no se permite utilizar un IPJ caducado en el área de informes sobre los intercambios comerciales. Además, los reguladores indicaron que aumentará la verificación de los IPJ de cuya renovación se les haya informado. Por consiguiente, las organizaciones supeditadas a las regulaciones relevantes ya no podrán realizar operaciones comerciales si su IPJ está caducado.

La GLEIF, junto con sus socios emisores de IPJ, continuará educando a las entidades inscritas para que cumplan con su obligación de renovar regularmente su IPJ en las fechas fijadas acordadas. En ese sentido, los emisores de IPJ se comprometen a hacer que el proceso de renovación sea lo más sencillo posible para las entidades inscritas.

Aumentar aún más la tasa de renovación puntual del IPJ es una tarea en desarrollo. El Blog de la GLEIF comentará de forma regular los acontecimientos relativos.

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