GLEIF-Research: Die Fallstricke beim Onboarding

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Der Prozess, der für das Onboarding neuer Rechtsträger verwendet wird, ist, wie im von der Global Legal Entity Identifier Foundation (GLEIF) veröffentlichten Forschungsbericht „Eine neue Zukunft für die Identifikation von Rechtsträgern (A New Future for Legal Entity Identification)“ dargestellt, von Ineffizienzen für viele Unternehmen des Bankensektors gekennzeichnet. Die Studie, in deren Rahmen über 100 führende Verkaufsmitarbeiter im Bankensektor in Großbritannien, den USA und Deutschland befragt wurden, ergab, dass 50 % aller Finanzinstitute zur Identifikation von Kundenunternehmen durchschnittlich vier Kennungen nutzen.

Was bedeutet das in der Realität für diese Verkaufsmitarbeiter, welches sind die Auswirkungen allgemein auf das Geschäft, und was kann zur Verbesserung der Situation getan werden? Wir haben zur Beantwortung dieser Fragen an dieser Stelle einige der in der Studie festgestellten zentralen Ergebnisse zusammengefasst. Sie sind auch in der unten dargestellten GLEIF-Infografik dargestellt.

Worin bestehen die wichtigsten Herausforderungen beim Onboarding von Kundenunternehmen?

Es besteht, wenn es um die Qualität der von Unternehmen verwendeten Kennungen geht, ein klarer Konsens in Bezug auf die Art der Herausforderungen, mit denen diese Unternehmen konfrontiert sind – es werden immer wieder die gleichen Themen genannt: Zuverlässigkeit, Unvereinbarkeit und Zeit. 49 % der im Rahmen der Studie Befragten gaben an, dass Middle- und Back-Office-Tätigkeiten im Zusammenhang mit dem Onboarding eine große Belastung darstellen. Darüber hinaus verbringen 57 % der leitenden Verkaufsmitarbeiter pro Woche mehr als eineinhalb Tage mit Aufgaben im Zusammenhang mit dem Onboarding. Das Onboarding eines neuen Rechtsträgers dauert deshalb durchschnittlich sechs Wochen (wenn mehr als vier Kennungen verwendet werden, sieben Wochen). Die Befragten äußerten sich jedoch nicht eindeutig dahingehend, was genau ihre Zeit beansprucht. Einige halten die Einhaltung der Know-your-customer(KYC)-Due Diligence (18 %) für den größten Zeitfresser, andere hingegen gaben das Dokumentationsmanagement (16 %) bzw. die Identifikation von Rechtsträgern (15 %) an.

Inwieweit wird das Risikomanagement durch die fehlende Transparenz und Sichtbarkeit beeinflusst?

Die genannten Faktoren haben erhebliche Auswirkungen allgemein auf das Geschäft. Probleme im Zusammenhang mit mehreren Kennungen sind u.a. unstimmige Angaben, komplexe Prozesse, eine Erschöpfung von Ressourcen und ein deutlicher Mangel an Transparenz. 46 % der Befragten geben an, dass die fehlende Transparenz bei der Identifizierung und Erstellung von Berichten zur Unternehmensstruktur in Bezug auf Compliance-Anforderungen bei Finanzinstituten ein schlechtes Signal ist. Durch unklare Regelungen ist es schwierig, Risiken richtig zu beurteilen, was bedeutet, dass Entscheidungen zu Onboarding und der Geschäftsabwicklung nicht mit Vertrauen, Sichtbarkeit und Kontrolle getroffen werden können. Das bedeutet letztlich, dass sowohl einzelne Unternehmen als auch die gesamte Branche weit anfälliger für Betrug und Marktmissbrauch sind.

Welche Auswirkungen haben die Dauer und Komplexität des Onboarding-Prozesses auf die Geschäftstätigkeit?

Neben Zeitverlust und mangelnder Transparenz steht ein noch größerer geschäftlicher Aspekt auf dem Spiel. Die Untersuchung ergab, dass Kundenunternehmen gegenüber den Anforderungen, die durch die Compliance-Vorschriften an Finanzdienstleistungen gestellt werden, nicht immer aufgeschlossen sind. Die Hälfte der Befragten (50 %) stimmt darin überein, dass die Einhaltung der KYC-Regeln immer schwieriger wird. Die wichtigsten Herausforderungen sind u.a. das Risiko von Geschäftseinbußen aufgrund der Dauer/Komplexität des Onboarding-Prozesses (39 %), Bedenken hinsichtlich der Kundensicherheit zur Frage, wer Zugriff auf ihre Dokumente hat und diese einsehen kann (38 %), sowie ständige Änderungen der KYC-Regeln (37 %).

Die fehlende Aufgeschlossenheit hat zur Folge, dass Kundenunternehmen bereit sind, ihr Geschäft an einen anderen Ort zu verlagern, wenn sie den Eindruck haben, dass der Onboarding-Prozess zu lang dauert. Geschäftsverlust durch Unfähigkeit, ausreichende Informationen zu erheben, bzw. mangelnde Geduld seitens des neuen Rechtsträgers stellen eine sehr reale Konsequenz des Prozesses dar. Die Umfrageteilnehmer sind davon überzeugt, dass 15 % des Geschäfts infolgedessen, dass Kunden hinsichtlich des Prozesses die Geduld verlieren, gefährdet sind, und dass 14 % der Aufträge verloren gehen, weil die Identität des Kunden nicht verifiziert werden kann. Die Ironie dabei ist natürlich, dass für den Rechtsträger nach Verlagerung seines Geschäfts an einen anderen Ort der Prozess möglicherweise nicht kürzer dauert, denn laut Studie verwendet die Mehrzahl der Finanzinstitute für das Onboarding neuer Rechtsträger vier oder mehr Kennungen und ist deshalb mit der gleichen Ineffizienz konfrontiert.

Wie also kann der Prozess durch Einsatz des Legal Entity Identifiers (LEI) verbessert werden? Durch Kürzung der benötigten Zeit, Erhöhung der Transparenz und Senkung der Anzahl entgangener Geschäfte?

52 % der Befragten glauben, dass in naher Zukunft die Dauer des Onboarding verlängert werden wird. Dadurch bietet sich eine echte Chance für eine Ausrichtung an einer globalen Kennung und somit zur Effizienzgewinnung.

Der LEI bietet Unternehmen ein standardisiertes Konzept zur Verifizierung von Rechtsträgern aus einer Hand, sodass Informationen über Kundenunternehmen sowie andere Geschäftspartner und Anbieter schnell, konsistent und präzise zur Verfügung stehen. Damit gehören zeitaufwendige und inkonsistente Identifikationsprozesse der Vergangenheit an. Durch den Ersatz fragmentarischer Angaben durch ein weltweit anerkanntes, auf der allgemeinen Einführung des LEIs beruhendes Konzept würde die Komplexität von Geschäftsvorgängen beseitigt und für Finanzdienstleistungsunternehmen ein messbarer Mehrwert geschaffen werden. Weitere Informationen finden Sie im vollständigen Bericht mit dem Titel „Eine neue Zukunft für die Identifikation von Rechtsträgern“. Darin werden die Ergebnisse der GLEIF-Studie in Bezug auf die Identifikation von Kunden im Bereich Finanzdienstleistungen ausführlich beschrieben sowie eine Lösung auf Grundlage eines standardisierten Konzepts skizziert.

Als PDF herunterladen: GLEIF-Infografik – Die Zukunft der Identifikation von Rechtsträgern: Warum ein standardisiertes Konzept die Lösung ist (GLEIF Infographic – The Future of Legal Entity Identification: Why a Standardized Approach is the Way Forward)